Há décadas falamos sobre o Setor 4.0 e a digitalização de fluxos de trabalho em papel, mas muitas operações de manutenção em setores com uso intensivo de ativos ainda não deixaram de usar papel. Embora a transformação digital esteja revolucionando a forma como as informações são compartilhadas em toda a empresa, o papel ainda parece desempenhar um papel importante, especialmente nas ordens de serviço de manutenção. Por mais demorados, trabalhosos e propensos a erros que sejam os sistemas baseados em papel, muitas organizações de manutenção têm se esquivado de adotar o digital e a mobilidade por causa da preocupação com as mudanças. Se você estiver pronto para criar um caso de mudança, continue lendo este artigo.
Os desafios dos processos atuais baseados em papel
Intuitivamente, você sabe que o uso de papel é caro e tem um impacto ambiental em sua produção, transporte e descarte. O uso do papel também tem uma série de impactos e custos ocultos em suas operações:
- Tempo para imprimir ordens de serviço. Um tempo significativo é gasto na impressão, anexação de instruções de trabalho, classificação e distribuição de ordens de serviço.
- Erros de entrada manual de dados. Os técnicos anotam as informações enquanto trabalham e, posteriormente, as atualizações são inseridas manualmente nos sistemas de computador, criando a oportunidade de entradas inconsistentes, interpretações errôneas e erros de entrada de dados. Esse processo de duas etapas tem um impacto na produtividade e na qualidade dos dados.
- Atrasos nos dados. Os dados podem se tornar irrelevantes se não forem processados com rapidez suficiente. Se um técnico encontra um problema, quanto tempo sua organização leva para resolver o novo desafio usando seus processos atuais? Considere suas métricas atuais de MTTR (tempo médio para reparo) e quanto desse processo é afetado pelo processo de notificação, criação e atribuição de ordens de serviço.
Qual é a perda de produtividade de sua organização com esses problemas relacionados a papéis?
Comece sua jornada entendendo os benefícios de não usar papel
Manter as ordens de serviço digitais durante os processos de manutenção e reparo de ponta a ponta pode trazer benefícios significativos para suas operações.
Economize dinheiro
De forma conservadora, o papel e a impressão podem custar 5 centavos por página. Quando você considera o custo das impressoras e da manutenção, o custo total pode ser muito maior. Usando um exemplo real, Furnas - uma empresa de geração e transmissão de eletricidade - economizou 500.000 folhas de papel por ano (cerca de US$ 25.000) ao se tornar digital.
Reduzir o impacto ambiental
O impacto ambiental estimado de 10 milhões de páginas de papel é:- 2.500 árvores
- 56.000 galões de óleo
- 450 jardas cúbicas de espaço em aterros sanitários
- 595.000 kW (Kilowatts) de energia
Além disso, o fato de não usar papel reduzirá as emissões de CO2, reduzirá a eliminação de florestas tropicais e reduzirá o combustível usado para transportar papel.
Aumente a produtividade com dados em tempo real
Com os técnicos usando dispositivos móveis para gerenciar suas ordens de serviço, eles podem comunicar dados em tempo real sobre o equipamento e o status da ordem de serviço. Os planejadores podem enviar cronogramas atualizados para priorizar as tarefas mais importantes. A equipe pode tomar decisões melhores e mais rápidas para resolver problemas e evitar interrupções e tempo de inatividade que, de outra forma, poderiam ocorrer devido a atrasos inerentes ao processo manual de geração de relatórios. Um exemplo desse impacto na produtividade é a AB InBev, a maior cervejaria do mundo, que reduziu seu MTTR (tempo médio de reparo) em 79% - de 24 para 5 dias - ao substituir seus processos de manutenção baseados em papel por uma solução digital móvel. A AB InBev também economizou mais de 7,2 milhões de folhas de papel por ano (US$ 360.000), reduziu o tempo de inatividade, aumentou a produção e aumentou a produtividade de seus técnicos e funcionários em 15%.
Aumentar o tempo da chave inglesa
Uma solução móvel permite que os técnicos recebam ordens de serviço onde quer que estejam e registrem os dados e o status da ordem de serviço usando menus suspensos para obter eficiência e consistência na estrutura de dados, eliminando a necessidade de processar a papelada. Todos os dados de que um técnico precisa para concluir uma tarefa estão ao alcance de suas mãos. Para Furnas, a equipe de alto nível ganhou mais tempo para as atividades técnicas e foi possível reatribuir 46 pessoas a outras funções como resultado da eliminação do uso de papel.
Melhore a visibilidade e a acessibilidade dos dados
Com um sistema de manutenção sem papel, todos os dados da ordem de serviço podem ser atualizados imediatamente no sistema de registro, como o SAP PM, proporcionando visibilidade máxima das atividades de manutenção pela organização mais ampla. Os dados podem ser acessados instantaneamente por outros aplicativos para melhorar o gerenciamento de produção/operações, incluindo visualização e armazenamento de dados.
Melhorar a qualidade dos dados
A substituição do processo em papel reduz a coleta manual de dados de baixo valor e as oportunidades de erro correspondentes. A entrada automatizada de dados oferece uma taxa de precisão de 99,99%. Com a captura de dados em tempo real, você também pode evitar as discrepâncias causadas por várias entradas de dados conflitantes na mesma ordem de serviço, como uma nova notificação após o reparo já ter sido aplicado.
Reduzir o esforço de gerenciamento de conformidade do ponto de vista operacional. Os registros em papel são menos seguros do que os digitais. Documentos importantes podem ser perdidos ou destruídos por vários motivos, pois o papel é perecível. Os documentos, especialmente os relacionados à conformidade, se não forem armazenados digitalmente, podem ser perdidos, levando a sérias reclamações relacionadas à qualidade e a ações de não conformidade por parte das autoridades reguladoras.
Superando os obstáculos para fazer a mudança
Como em todos os processos de transformação, existem desafios para a eliminação do uso de papel. A mudança afeta seu pessoal, processos, políticas e tecnologias. É por isso que você precisa de um parceiro que entenda os requisitos exclusivos das operações de manutenção e reparo. A Sigga pode ajudar. Temos 20 anos de experiência em digitalização e mobilização para ajudar as equipes de operações corporativas a eliminar o uso de papel. Nossas soluções móveis digitais foram comprovadas por meio de implantações em grandes indústrias em todo o mundo. Entre em contato conosco para ajudá-lo a concluir o caso de negócios para a mudança e começar a trilhar o caminho para uma maior produtividade, precisão de dados e economia de custos.
